Danışan verileri için “her merkezde geçerli tek bir X yıl” cevabı vermek doğru değildir. Saklama süresi; verinin türü, işleme amacı, sözleşme/sağlık/vergisel kayıt gibi diğer hukuki yükümlülükler ve kurumun veri saklama-imha politikasına göre belirlenmelidir. KVKK yaklaşımında kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmeli; işleme sebebi ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonimleştirme yükümlülüğü değerlendirilmelidir. Visbody raporu, 3D avatar, iletişim bilgisi, ödeme kaydı ve pazarlama görseli aynı saklama süresine sahip olmak zorunda değildir. Erişim, yedekleme ve imha kayıtları da yaşam döngüsünün parçasıdır.
Önce veri envanteri, sonra süre
“Visbody verisi” tek veri türü değildir. Kullanıcı kimliği ve iletişim, ölçüm raporu, 3D görsel/avatar, sağlıkla ilişkili beyan, randevu, ödeme, destek kaydı, pazarlama izni ve erişim logları farklı amaçlarla işlenebilir. Her kategori için amaç, hukuki dayanak, veri sahibi, sistem, erişen rol, aktarım, saklama tetikleyicisi ve imha yöntemi ayrı tanımlanmalıdır.
Saklama süresi nasıl belirlenir?
Önce ilgili başka mevzuatta zorunlu bir süre olup olmadığı kontrol edilir. Sonra işleme amacı için gerçekten gerekli operasyonel süre değerlendirilir. “İleride lazım olur” gerekçesi sınırsız saklama için yeterli değildir. Sürenin başlangıç tetikleyicisi de açık olmalıdır: son ölçüm, üyelik bitişi, sözleşme sonu, kampanya izninin geri çekilmesi veya başka bir olay.
Kurumun yayımladığı örnek politika bu çerçeveyi kurmak için iyi bir başlangıçtır.2
Silme ile yedekleme nasıl birlikte yönetilir?
Aktif sistemden silinen veri yedeklerde teknik olarak bir süre bulunabilir. Bu durumda yedeklerin erişim kısıtları, geri yükleme sonrası yeniden silme prosedürü, yedek rotasyonu ve imha takvimi yazılı olmalıdır. Yönetmelik kapsamında yapılan silme/yok etme/anonimleştirme işlemlerinin kayıt altına alınması da önemlidir. Bulut hizmeti veya WellnessHub kullanmak veri sorumluluğu değerlendirmesini ortadan kaldırmaz.
Yönetmeliğe göre saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlü veri sorumlularında periyodik imha aralığı altı ayı geçemez; silme ve yok etme işlemlerinin kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç, en az üç yıl saklanır.1
Erişim ve danışan talepleri
Asgari yetki ilkesiyle personel yalnız görevi için gerekli veriye erişmelidir. İşten ayrılan personelin erişimi kapatılmalı, paylaşım kanalları denetlenmeli ve 3D görseller kontrolsüz mesajlaşma uygulamalarına dağılmamalıdır. İlgili kişinin erişim, düzeltme veya silme taleplerini hangi kanalın alacağı ve kimin yanıtlayacağı önceden belirlenmelidir.
İlgili kişinin silme talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.1
Sık sorulan sorular
Tüm verileri 10 yıl saklamak güvenli seçenek mi?
Hayır. Her veri için otomatik 10 yıl kuralı yoktur; amaç ve ilgili mevzuat ayrı değerlendirilmelidir.
Danışan silme isterse hemen her şey silinir mi?
Diğer hukuki saklama yükümlülükleri bulunabilir; talep veri kategorisi ve hukuki dayanak bazında değerlendirilir.
Yedekteki veri de silinmeli mi?
İmha politikası yedekleri de kapsamalı; teknik süreç ve geri yükleme davranışı tanımlanmalıdır.
Anonim veri saklanabilir mi?
Gerçekten geri döndürülemez biçimde anonimleştirilmiş veri kişisel veri rejiminden farklı değerlendirilebilir; yöntem dikkatle doğrulanmalıdır.
Kaynaklar
- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, 28/10/2017, sayı 30224. Kaynağı aç
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası örneği. Kaynağı aç
Bu içerik genel veri yönetişimi çerçevesidir ve hukuki danışmanlık değildir. Sağlıkla ilişkili veriler, özel nitelikli kişisel veri ve sektörel kayıtlar için güncel KVKK ve ilgili özel mevzuat ayrıca incelenmelidir.
